Stichting LETS Ruilwinkel Schiedam zet zich in voor hergebruik, participatie, maatschappelijke ondersteuning, taalontwikkeling, armoedebestrijding en een circulaire samenleving. Binnen onze stichting verwerken wij persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, deelnemers, klanten, bezoekers en andere betrokkenen.

Stichting LETS Ruilwinkel Schiedam
Noordvestsingel 89
3119 DC Schiedam
KvK: 55868436
RSIN: 851890854
E-mail: info@lets-schiedam.nl

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw contact met onze stichting kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adresgegevens;
telefoonnummer;
e-mailadres;
geboortedatum;
geboorteland of nationaliteit indien relevant voor begeleiding, subsidieregelingen of administratieve doeleinden;
lidmaatschapsgegevens;
vrijwilligersgegevens;
gegevens met betrekking tot leerwerktrajecten of participatie;
opleidingsniveau;
taalniveau of taalondersteuningsbehoefte;
werkervaring;
transactiegegevens binnen de ruilwinkel of webshop;
NFC-kaartnummer of ledennummer;
betalings- en factuurgegevens;
beperkte financiële informatie indien noodzakelijk voor maatschappelijke ondersteuning of signalering;
camerabeelden;
IP-adres en websitegegevens;
correspondentie via contactformulieren, e-mail of sociale media.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, begeleiding, administratie of wettelijke verplichtingen.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Ledenadministratie

Voor het registreren en beheren van leden, contributies, puntensystemen, NFC-kaarten en deelname aan activiteiten.

Vrijwilligersadministratie

Voor planning, begeleiding, communicatie en organisatie van vrijwilligerswerk binnen de stichting.

Ruilwinkel en NFC-kaarten

Voor het functioneren van het puntensysteem, transacties, identificatie van leden en administratie van inbreng en uitgifte van goederen.

Webshop en Shopify

Voor het verwerken van bestellingen, betalingen, verzendingen, klantenservice en webshopadministratie.

Leerwerktrajecten en participatie

Voor begeleiding richting vrijwilligerswerk, participatie, opleiding, werkervaring en maatschappelijke ontwikkeling.

Taalontwikkeling en maatschappelijke ondersteuning

Voor het ondersteunen van deelnemers bij het oefenen van de Nederlandse taal in de praktijk en het vergroten van maatschappelijke participatie, waaronder begeleiding van statushouders en andere doelgroepen.

Signalering en doorverwijzing

In sommige gevallen verwerken wij beperkte informatie over de financiële of maatschappelijke situatie van betrokkenen voor:

het signaleren van mogelijke hulpvragen;
passende begeleiding;
doorverwijzing naar hulpinstanties, maatschappelijke organisaties of gemeentelijke voorzieningen;
ondersteuning binnen armoedebestrijding en participatieprojecten.

Nieuwsbrieven en communicatie

Voor het versturen van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen en andere relevante informatie.

Cameratoezicht

Voor beveiliging van personen, eigendommen, goederen en ter voorkoming van diefstal, vernieling of fraude.

Wettelijke verplichtingen

Voor het voldoen aan administratieve, fiscale en wettelijke verplichtingen.

4. Op basis waarvan verwerken wij gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:

toestemming;
uitvoering van een overeenkomst;
wettelijke verplichting;
gerechtvaardigd belang.

Onder gerechtvaardigd belang vallen onder andere:

beveiliging van onze locaties;
fraudepreventie;
interne administratie;
maatschappelijke begeleiding;
verbetering van dienstverlening;
ondersteuning van participatie en sociale cohesie.

5. Verwerking van aanvullende of gevoelige persoonsgegevens

Stichting LETS verwerkt uitsluitend aanvullende of mogelijk gevoelige persoonsgegevens indien:

dit noodzakelijk is voor begeleiding, ondersteuning, participatieprojecten of wettelijke verplichtingen;
hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat;
of wanneer expliciete toestemming is gegeven.

Wij beperken deze verwerking zoveel mogelijk en zorgen voor passende beveiligingsmaatregelen en beperkte toegang tot deze gegevens.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dit noodzakelijk is op grond van wetgeving of met expliciete toestemming.

6. Cameratoezicht

Binnen en rondom onze locaties kan cameratoezicht aanwezig zijn.

Camerabeelden worden uitsluitend gebruikt voor:

beveiliging;
bescherming van eigendommen;
incidentregistratie;
veiligheid van medewerkers, vrijwilligers en bezoekers;
fraudepreventie.

Beelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij een incident of wettelijke verplichting aanleiding geeft tot langere opslag.

7. Nieuwsbrief en contactformulieren

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of contact met ons opneemt via formulieren op de website, verwerken wij uw contactgegevens om:

uw bericht te beantwoorden;
informatie toe te sturen;
nieuwsbrieven of updates te verzenden.

U kunt zich op ieder moment afmelden voor nieuwsbrieven.

8. Shopify en externe diensten

Voor onze webshop maken wij gebruik van diensten van Shopify.

Daarnaast kunnen wij gebruikmaken van externe partijen voor:

betalingen;
hosting;
e-maildiensten;
websitebeheer;
administratie;
nieuwsbriefsystemen;
cloudopslag;
kassasystemen of POS-oplossingen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Voorbeelden:

financiële administratie: minimaal 7 jaar;
ledenadministratie: zolang lidmaatschap actief is plus redelijke administratieve termijn;
vrijwilligersadministratie: zolang relevant voor begeleiding of organisatie;
camerabeelden: beperkte bewaartermijn tenzij incident;
nieuwsbriefgegevens: totdat iemand zich uitschrijft.

10. Delen van persoonsgegevens

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Gegevens worden uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is voor:

uitvoering van diensten;
wettelijke verplichtingen;
begeleiding of doorverwijzing;
beveiliging of fraudepreventie;
webshop- of betalingsverwerking.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies;
misbruik;
onbevoegde toegang;
ongewenste openbaarmaking;
vernietiging.

Wij werken onder andere met:

beveiligde verbindingen;
wachtwoordbeveiliging;
toegangsbeperkingen;
waar mogelijk versleuteling van gegevens;
beperkte toegang tot gevoelige informatie.

12. Uw rechten

U heeft het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien;
gegevens te corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
bezwaar te maken tegen verwerking;
toestemming in te trekken;
gegevens over te dragen;
een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar:
info@lets-schiedam.nl

Wij kunnen vragen om identificatie voordat wij een verzoek verwerken.

13. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van cookies voor:

technisch functioneren;
statistieken;
beveiliging;
gebruikerservaring;
webshopfunctionaliteit.

Indien wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

14. Wijzigingen

Stichting LETS Ruilwinkel Schiedam behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd via onze website.